タスク管理・効率化

メール処理に無駄な時間を使わない

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日々の作業のうち、

一番重要でありながら、一番無駄な時間になりやすいのが

メールのチェック&返信。

 

パソコンで作業をしようとして電源をON。

ネットに繋いで、ブラウザを立ち上げて。。。

その後多くの人がする事と言えば、メールのチェックではないでしょうか?

 

親しい友人からメールが来ては、長文で返信。

好きなメルマガを、ついつい熟読。

ダイレクトメールの誘惑にサイトを訪問して、いつのまにか徘徊。

本当に誘惑の多い奴です。メールって(笑)

 

私は基本的にGメールを利用しています。

独自ドメインのアドレスも、全てGメールの機能を使って一元管理しています。

 

なぜGメールを使うのか?

そのメリットとは?

ほとんどの人が知らない裏技とは?

その辺りの話はまた今度にすることにして。。。

今日はメール処理を出来るだけスムーズにするコツを、お話しますね。

 

 

■「フィルタリング(振り分け機能)」を有効に使う

高速でメールを処理するのに絶対に必要なのが「フィルタリング」です。

WEBメールであっても、アウトルックやサンダーバードのようなクライアント型でも

ほぼ「メールを振り分ける」という機能があると思います。

 

色を付ける場合や、フォルダ別に分類してくれるなど

色々な方法でフィルタリングが出来ると思います。

 

毎日の高速メール処理が苦手な人って、ほとんどが下記のどちらかに分類されます。

□A、フィルタリング機能を使っていない。

□B、フィルタリング機能を使って、細かすぎるくらいに分類している。

このどちらも危険です。

 

 

まずはAタイプの方。

 

分類していないから、最初から順番に読んでいく事になります。

当然、重要なメールの間には 楽しいメルマガや不要なダイレクトメールが紛れ込み

あなたのメール処理を妨害する事になります。

 

大切なのは、《メール処理の優先順位をつける事》です。

 

優先順位と言っても、「凄く大切」「やや大切」「普通」「そうでもない」

そんなレベルの優先順にじゃありませんよ?

 

優先順位をつけるポイントは

《いつも返信しているメール》《いつも読むメール》《たまにしか読まないメール》

この3つです。

 

《いつも返信しているメール》とは、今回返信するメールではありません。

ほとんど毎回、その相手に返信しているという場合です。

これには、自分の会社関連や、取引先、友人なんかが含まれるでしょう。

 

《いつも読むメール》とは、自分が好きで受信しているメールマガジンなどですね。

 

《たまにしか読まないメール》とは、ショッピングしたお店からのダイレクトメール

であったり、いつもまにか届くようになった 謎のメールマガジンなどです。

 

 

Bの方もそうですよ。

だいたい「友人」「家族」「仕事関係」「映画情報」「メールマガジン」

などといった分類にしてませんか?

 

さらに進行形の人は

「鈴木さん」「山本君」「係長」「吉田さん」といった

個人個人で振り分けていませんか?

 

それって意味ありますか?

 

いつか検索しやすいようにしているのかもしれませんが

この1年間で、何回そのフォルダを検索しましたか?

 

細かな分類って、実は自己満足で必要なかったりします。

 

Aの方と同じで、まずは

《いつも返信しているメール》《いつも読むメール》《たまにしか読まないメール》

この3種類に分類してみましょう。

 

 

そして、

《いつも読むメール》と《たまにしか読まないメール》の2種類に

新しくフォルダを造ってあげてフィルタリングします。

 

メインの受信ボックスには

《いつも返信しているメール》と、フィルタリング出来ていないメールが残る

事になります。

 

この際、まだフィリタリングできていないメールは諦めますが

一度見たら、すぐに《いつも読む》か《あまり読まない》のどちらかを判断して下さい。

そして、その場ですぐにフィルタリングの設定をします。

 

初めの頃は面倒な作業ですが、これを繰り返していくと

後々、ものすごく楽になれますので。 最初のうちだけは我慢です。

 

 

■処理する順番を徹底する

はじめに、「受信フォルダ」にある《いつも返信する》メールから処理します。

 

重要なポイントはひとつだけ。

《内容を読む前に、「返信」ボタンを押してしまう》こと。

 

これをやらないから

「読む」→「返信する必要がある」→「あとで返事を書こう」→「忘れる」→終了

こんな流れに陥ってしまうんです。

 

メールは、開いたとたんに「返信」ボタンを押しましょう。

 

返信ボタンを押すと「>」とか「》」のような記号がつきますよね?

その状態で読み進めながら、必要な部分の下にコメントを書いていきます。

(もちろん、不要な部分は削除します)

 

読みながら、コメントを書く事で

最後まで読んだ瞬間に、返事を送信する事ができるんですね。

 

 

あ、

 

たまに、ゆっくり時間をかけなければ返信できない内容もあるでしょう。

そんな時でも「返信」ボタンをまずおして、読み終わってから

《後ほど改めて返信いたしますね》と送ってしまえばOK。

 

この早い返信が、仕事上でも高評価につながりますね。

 

 

受信ボックスにあった返信が必要なメール達を処理し終わった時点で

はじめて《いつも読む》フォルダに分類されたメールを読みましょう。

 

最初に読んではダメですよ? なぜならば。。。

きっと読み込んでしまって、時間を無駄に使うから。

 

同様に《あまり読まない》フォルダに分類されたメールは

その日にやらなくてはいけない業務が終了した、就業間際や

自宅の人は就寝前に読む程度で十分。

 

わりきりが大切です。

全てのメールを同時に平行処理しようとするから時間が足りなくなるんです。

 

 

■受信フォルダにはメールを残さない

そして、

大前提として、「受信フォルダ」には出来るだけメールを残さないようにします。

 

その「受信フォルダ」こそが、あなたのToDoです。

返信が終わるたびに、「処理済み」や「終了」といったフォルダに

メールを移動してもいいでしょう。

 

Gメールをお使いの方は、処理が完了したもの片っ端からアーカイブしてください。

 

つまり

「受信フォルダ」にメールが残っているうちは

処理しなくてはいけない作業が残ってるということですね。

 

 

■まとめ

ゴチャゴチャしてきたんで、まとめます。

 

(1)受信したメールは、以下の3パターンに分類する。

《いつも返信している》→受信箱にそのまま残す。

《いつも読んでいる》→フォルダ分け。時間が出来たらゆっくり読む。

《あまり読まない》→フォルダ分け。暇でしょうがない時に目を通す程度で十分。

 

(2)受信箱のメールは、順番に処理をする。

そのとき、開封した直後に「返信」ボタンを押して

返事のコメントを書きながら、読んでゆく。 その後送信。

 

(3)返事に時間がかかるものは、「後ほど改めてメールします」などの

言葉を返信しておく。

 

以上です。

 

 

もちろん、このパターンに当てはまらないようなルーティンの方もいるでしょう。

真似する必要はありません。 あなたのメール処理に少しでもヒントになれば

と、思っています。

 

次の機会には「定型文の使い方」や「Gメールの一歩先行く使用法」などを

書いてみたいと思います。

 

 

 

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