タスク管理システム「JOOTO」を使ってチームビジネスを効率的に進める方法

チームビジネスのタスク管理に「JOOTO」を選ぶ理由

あなたは自分のタスク管理どうしてますか?
このブログでも、以前は「Gmail」と「RTM」の連携を
お薦めしたことがありました。
→ Gメールの画面でタスク管理をする方法(Google Chrome + Gmail + Remember The Milk)

個人でタスク管理を行うにはRTM(Remember The Milk)が最強だと
思っていますが、今回は複数人で行うチームビジネスでのタスク管理。

個人のタスク管理と違って、チームビジネスの場合は
他の人がどのタスクを担当しているかと進捗状況を把握する必要がある。

さらに!中小のプロジェクトでは皆が全体流も把握しかうてはならない。
そのため、ガントチャートの導入が必須です。

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ガントチャートってこんなやつね。いつ、何のタスクが行われているのかを把握するためのものです。
↓ ↓ ↓
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ガントチャートが使えるツールは得てして機能が多すぎて重いし高い。
こういうものは、サクサク簡単に使えないとそのうち億劫になる。
ましてや、ガントチャート単体サービスではタスク管理との連携が出来ない。

そんな中、ほぼ理想通りの機能を兼ね備えたサービスをご紹介します。
その名も「JOOTO(ジョートー)」。 ようはタスク管理ツールなのですが、

・ドラック&ドロップなどの簡単操作でタスクを処理できる
・メニュー構成がシンプルで誰でもすぐに覚えられる
・PC、スマホ、タブレットなどほぼすべての端末に対応している
・ガントチャートも簡単に作れる
・カレンダーで〆切が確認できる
・Evernoteなど外部にも連携可能
・見やすいデザインなので、使うのにストレスが無い

というように、必要機能を網羅しているのにとにかく簡単。
やたら高機能でもないので、すぐに導入出来て、サクサク使えると思えます。

 

導入方法

料金プラン

この「JOOTO」ですが、料金形態が4種類あります。
(アドバンスだけに色が付いているのは、JOOTO側のオススメという事で)

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それぞれ、月額が無料~5980円までありますがどうやって選択するか?
これはもう内容とかプロジェクト数とかによって適切なのをチョイスしてください。

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といっても選びにくいでしょうから、若干のアドバイス。

あなたが経営者側(プロジェクトを作ったり管理したるする側)であれば最初は「ベーシック」で様子を見て、状況に応じてアップグレードすればOK。無料の「スタートアップ」ではガントチャートが使えないのでNGです。

経営者側では無く、スタッフのようにプロジェクトに参加する側の人はプライベートでもガントチャートを使いたいなら「ベーシック」。使うつもりがないのであれば「スタートアップ」から初めてOKでしょう。

※「ベーシック」プランには1ヶ月無料になるクーポンがあります。(2016/07/11現在)
クーポンコード=ン「v7bO6JOT2M

 

登録

それでは早速、JOOTOに登録してみましょう。

料金表の中、お好きなプランの「登録する」ボタンを押してください。
すると、IDなどの登録画面に移動します。

好きなID、登録するメールアドレス、パスワードを入力して「登録」を押します。

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今後、メッセージのやりとりやタスク指示にこのIDを使う事になります。個人を特定できにくい単語や、無意味な英数字の羅列は混乱することがあるのでなるべくなら避けます。

JOOTOはタスクが追加されたりするとメールで連絡が来ます。かなり来ますので、頻繁に受信があっても迷惑にならないアドレスで登録しましょう。 もしくは、メールのフィルタリングを自分で行ってください。

 

FacebookやGoogleのアカウントでも登録可能です。

ベーシックプランに登録する方は、1ヶ月無料のクーポンコードを記入しましょう。

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メールアドレスで登録した場合、「Jootoアカウントのメール認証を行ってください。」
という件名のメールが届きます。
メール内に書かれている承認ボタンをクリックしてください(もしくはリンクをクリック)

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認証が完了すると、先ほどのページが自動で切り替わります。

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JOOTOのログイン画面に切り替わりますので
先ほど登録したIDとパスワードでログインしてください。

Signin-revise

 

初期設定

設定画面を開きます。
画面右上をクリック → マイアカウント → 編集の順に押しますと
プロフィール編集画面になります。

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【画像】
プロジェクトを円滑に進める為に、自分の写真はあったほうがいいです。
どうしても自分の顔写真を掲載するのに抵抗がある人は、せめて何かのキャラクターやペット等
なんらかの画像を登録しましょう。

【ディスプレイ名】
タスク管理内に表示される名前です。 誰がこのタスクを担当しているのか一目でわかるよう、
好き勝手な名前ではなく、メンバーに認知されている名前をお書きください。

【ボードタブの表示】
ここにチェックを入れると、複数のプロジェクトをタブで切り替えられます。
処理スピードがアップするので、ぜひチェックを入れてください。

終わりましたら、「変更を保存」のボタンを押しましょう。

 

基本的な使い方

タスクの作成と処理方法

トップページにあるプロジェクト名をクリックするとタスク画面に移行します。

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基本的には、タスク追加のボタンを押し、内容を書いて保存をすれば完成です。
担当者や〆切などの細かな設定も行えます。

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複数人でプロジェクトを構築する場合、誰が何のタスクを進めているか知ることが重要です。
ですので(プライベートは別ですが)タスクを描くときは、誰が担当なのかも選んでおきましょう。

 

自分が手を付けたタスクは、ドラッグ&ドロップで「進行中」のリストに移動しましょう。
こうする事で他のメンバーに向けて「いま私はこのタスクを処理していますよ」と通知できるので
同じタスクを2か所で処理していたり、誰も手を付けずに放置されることが無くなります。

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完了したら消すのではなく「完了」のリストに放り込みます。

タスクが放置されるのを防ぐと同時に、プロジェクトリーダーがどこまでタスク処理が進んでいるか
確認する事が容易になります。

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一度削除してしまうとガントチャートには反映されませんが、この「完了」のような別のリストに入れておくことで、そのスケジュールはガントチャートに反映されます。ガントチャートに表示させたいタスクは削除しないように気を付けましょう。

「完了」からタスクを削除するのはプロジェクトリーダーだけにしたほうがいいですね。

 

自分のタスクを確認する

右上のアイコンをクリックして、「マイタスクを確認」を押せばいま自分に振り分けられているタスクが確認できます。

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ただし、現バージョンの仕様上、マイタスク確認を押した画面や、担当者名でソートした画面ではタスクの完了や移動ができません。これは不便で、はやく改善してほしいのですが、現在は諦めるしかないので確認したら通常画面に戻って操作を続けましょう。

 

Googleカレンダーや、Evernoteへエクスポート

タスクの詳細画面の右側メニューで「エクスポート」を選ぶと
内容をEvernoteに書き出すことが出来ます。

また、開始日と締日を設定してあれば(設定後に1度保存する必要あり)
GoogleカレンダーやiOSのカレンダーにもエクスポート出来ます。

Googleカレンダーを利用している人は多いと思います。
重要なタスクの〆切を自分のカレンダーにエクスポートすることで忘れを防ぎましょう。

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すでに終了予定日が過去の日付のタスクは、新規でGoogleカレンダーにエクスポートすることは出来ません。 どうしても書き出したい場合は、終了日を未来に一度設定してエクスポート→その後、Googleカレンダー上で日付の修正をすりょうにしましょう。

 

ガントチャートを表示する

ベーシックプラン以上の有料プランに入っているか、有料プランの人が作成したプロジェクト内ではガントチャートを表示させることが可能です。

ある意味、チームビジネスではプロジェクトの全容把握は必須です。
ボタンを押すだけで表示されますので、こまめに確認する癖をつけましょう。

表示方法は、図のボタンを押すだけ(バージョンによっては若干表示が変わります)

ganttcharticon

 

すると、そのプロジェクト内の日付に沿ったガントチャートが表示されます。

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カレンダーで確認

Googleカレンダーで忘れないようにエクスポートするのも重要ですが
瞬時に自分のタスク状況を知りたい場合は、
これも右上から
「タスクをカレンダーで確認」をクリックするだけで、
今のタスク状況がカレンダーで表示されます。

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Editor:添田真人

MASATO SOEDA

経済大学の付属高校を卒業するも、エスカレーター進学を拒否して映画の専門学校に入学。卒業後は仕事として海外紛争地域の難民キャンプを3年間撮影で巡ることに。その際『家』の大切さに目覚め、建築職人として修業の道へ。しかし、計画倒産に巻き込まれて起業を余儀なくされる。自分の会社を存続させるために、必要に迫られて本格的なマーケティングを学ぶ。

その後コンサルタントとして独立し、"力学思考"という独自の戦略理論を構築。現在はその思考法をベースにした、力学マーケティングをクライアントに伝授する『事業プランナー』として活動中。

他にもトレーダーとしての顔を持ち、場所・時間・お金に縛られることなく楽しんでいる≪戦略型ノマドライフ≫な日常生活を、自由気まま好き勝手に書き綴っています。

PROFILEは、コチラ

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